مدیریت وصول مطالبات مشتریان

افزایش کیفیت درآمد و کاهش مطالبات سوخت شده پر رنگ ترین وظیفه حسابداری فروش است. یکی از مسیرهایی که منجر به افزایش فروش می شود فروش به صورت نسیه  است. روش کار هم این است: فروشنده کالا را در قبال اعتباری که مشتری نزد وی دارد، تحویل می دهد و در آن مقطع نه چک میگیرد، نه پول نقد. بعد از مدت مشخصی با هم تسویه حساب انجام می دهند.

این روش از زمان های بسیار دور نزد تجار و بازرگانان مرسوم بوده و با گذر زمان اشکال گوناگونی پیدا کرده است. ابزارها و تکنیک های متعددی نیز برای مدیریت حساب های دفتری یا نسیه در نظر گرفته شده است که در این نوشتار به توصیف همگی پرداخته می شود.

ما در برهان نوین با در نظر گرفتن فرآیند تسویه سازمان های متعدد تقریبا تمامی روش ها و گزارشاتی که میزان مطالبات را کاهش می دهد در ERP  برهان پیاده سازی کرده ایم. برای اینکه با این روش های کنترلی  و گزارشات ساخته شده آشنا شوید ادامه این مقاله را مطالعه بفرمایید.

1- دریافت مانده حساب مشتری بر اساس گزارشات حسابداری: معمولا شرکت ها بعد از اینکه فروش را انجام دادند، در آغاز مانده طلب از مشتری را چه به صورت نقد و چه غیر نقد به عنوان مطالبات باز شناسایی می کنند.(فرض ما این است که واحد فروش و واحد خزانه داری از یکدیگر تفکیک شده هستند و مبالغ دریافتی به حساب های شرکت واریز می گردد). هر زمان تسویه انجام شد از سهم مطالبات باز کسر شده و به نقدینگی شرکت افزوده می شود.

در این حالت شرکت ها با گرفتن گزارش تراز تفصیل از حساب های معین مورد نظر (مثل معین حساب دریافتی یا ...) میزان بدهی مشتریان را شناسایی می کنند. گزارش تراز تفصیل مانده بدهی مشتریان را به شکل خلاصه نمایش می دهد. با دریافت گزارش گردش حساب شما می توانید به جزئیات مطالبات مشتری را بررسی کنید.

 برای دریافت گزارش فوق بنا به سطح تجزیه و تحلیل اطلاعات از تراز تفصیل 4، 6 یا 8 ستونی استفاده می شود. همان طور که پیش تر اشاره شد، با دریافت گزارش گردش حساب(دفتر) اقدام به بررسی مانده حساب بر اساس گردش ثبت شده می شود.  برای دریافت این گزارش می توانید از نرم افزار حسابداری به تنهایی استفاد کنید.

تبصره: در نرم افزار برهان کاربران می توانند از گزارشات مرور حساب، آنالیز گروهی، آنالیز حساب، گزارش دفاتر و تراز و گزارش ماتریس حساب ها نیز مانده مشتریان را (با فیلتر کردن معین و نوع تفصیل) در دست داشته باشند. گزارش مانده بدهی مشتریان در سیستم حسابداری به شکل ویژه برای واحد حسابداری فروش طراحی شده و می توان دسترسی آن را تنها به کاربران این واحد سپرد. ضمن اینکه کاربر حسابداری فروش در صوت داشتن دسترسی در بخش اسناد حسابداری فروش تنها اسناد حسابداری صادر شده از سیستم فروش را مشاهده می کند و نیازی نیست دسترسی تمام اسناد را داشته باشد.

2- بررسی گردش مانده حساب مشتری بر اساس گزارشات حسابداری: برای بررسی گردش حساب یک مشتری کاربران می توانند از گزارشات متعددی استفاده کنند. ساده ترین و اولین راهی که به ذهن می رسد گزارش گردش حساب است. کافی است از مسیر گزارش مرور حساب یا ... روی ردیف مورد نظر قرار بگیرید و گردش حساب را انتخاب کنید. (در این حالت نرم افزار متناسب با بازه زمانی و فیلتر های اعمال شده گزارش گردش حساب را باز می کند). راه دیگر این است که مستقیما از گزارش گردش حساب اعمال فیلتر نمایید.

از آنجایی که بررسی گردش حساب ممکن است زمان بر باشد، چند نمونه گزارش تحلیلی روی گردش حساب ساخته شده که ارزیابی اطلاعات را ساده تر می کند. در ادامه به توصیف این گزارشات پرداخته می شود.

  در این گزارش مانده بدهی مشتری در بازه های زمانی گوناگون به شکل ماتریسی نمایش داده می شود. در ردیف های این گزارش عنوان مشتریان و در ستون ها بازه های زمانی در چهار ستون گردش بدهکار و بستانکار و مانده بدهکار و بستانکار نمایش داده می شود. برای دریافت گزارش ماتریسی در نرم افزار حسابداری برهان می توانید از مسیر گزارش مانده بدهی مشتریان یا گزارش ماتریسی گزارش مورد نظر را دریافت کنید. این گزارش به شما نمایش می دهد بدهی مشتریان چه زمانی شکل گرفته و چه بخشی از آن پرداخت شده است. با بررسی این گزارش متوجه می شوید یک مشتری از چه زمانی به شما بدهی دارد.

برای رفع مغایرت با طرف حساب ها این گزارش اعلامیه بدهکار-بستانکار استفاده می شود. این گزارش یک صفحه الکترونیکی است که گردش طرف حساب را نمایش می دهد. زمانی که با طرف مقابل در حال مذاکره و مغایرت گیری هستید می توانید با انتخاب ردیف های مورد نظر آن ها را انتخاب (پاس) شده در نظر بگیرید. در نهایت زمانی که برای طرف مقابل اعلامیه صادر میشود، تا یک بازه زمانی  مشخصی گردش حساب مربوطه قفل می شود و مانده بدهی تا آن گردش محاسبه می شود.

در صورتیکه قابلیت شماره پیگیری و تاریخ پیگیری روی حساب های معین فعال باشد و در زمان صدور سند حسابداری این ستون ها تکمیل شود، با کمک گزارش تطبیق حساب ردیف هایی که شماره پیگیری و یا تاریخ پیگیری (شرایط مبلغ نیز حاکم است و طبق الگوریتم سیستم به ترتیب و بر اساس اولویت پاس داده می شوند) برابر دارد با هم پاس داده می شوند و سایر ردیف ها به عنوان اقلام باز شناسایی میشوند. اگر ردیفی در گزارش تطبیق حساب شرکت کرده باشد، کاربران نمی توانند آن سند را ویرایش کند و ابتدا باید سند تطبیق را پاک کنند. برای استفاده از این قابلیت باید هم کانفیگ اسناد و هم اسناد زیر سیستم ها به درستی تنظیم شده باشند.

در تمامی روش های فوق کنترل و مدیریت مانده حساب دریافتنی بر اساس اسناد حسابداری انجام می شود. اگر اسناد صادره به سیستم حسابداری حذف شود یا تغییر کند مانده حساب مربوطه نیز دستخوش تغییر می شود. همچنین چنانچه اطلاعات منتقل شده به حسابداری به صورت سرجمع منتقل شود، امکان بررسی وضعیت تسویه کمی متفاوت می شود.

3- بررسی راس تسویه حساب هر مشتری: اگر خواسته کاربران بررسی وضعیت تسویه حساب هر صورتحساب باشد، گزارش گیری از سیستم حسابداری کافی نیست و باید از مکانیزم متفاوتی استفاده شود. در نخستین گام باید دقیقا مشخص شود صورتحساب هر مشتری چگونه تسویه شده است.

اما در زمان تسویه ممکن است شما با سناریوهای متعددی روبرو شوید. آنچه مسلم است تسویه ها ممکن است بین خزانه داری و فروش 1 به 1 (هر فاکتور با یک چک یا واریزی)، یک به چند (یعنی یک فاکتور فروش با چندین برگ چک یا وجه نقد )، چند به یک  (یعنی چندین فاکتور فروش با تسویه یکباره) و در آخر چند به چند باشد.

در این حین احتمال برگشت خوردن چک یا صدور فاکتور برگشتی نیز وجود دارد. لذا محاسبه راس فاکتورهای فروش در کنار محاسبه راس تسویه مبالغ دریافتی می تواند از پیچیدگی های متعددی برخوردار باشد. فرآیند فروش در سیستم فروش و فرآیند دریافت مطالبات در سیستم خزانه داری اتفاق می افتد. نرم افزار مدیریت حساب پل ارتباطی بین اسناد فروش و اسناد خزانه داری برقرار می کند و در نهایت دوره تسویه هر صورتحساب را به شکل دقیق محاسبه می کند.

4- بررسی وضعیت مشتریان خوش حساب و بد حساب: برای اینکه متوجه شویم یک مشتری خوش حساب بوده یا بد حساب، باید بررسی کنیم مشتری مربوطه آیا خارج از تعهدات خود عمل کرده یا خیر؟

در نرم افزار فروش برهان کاربران در هر فرآیند فروش روش تسویه را مشخص می کنند. اگر مشتری خارج از تعهداتش عمل کرد بد قول و اگر مطابق با تعهدات خود عمل کرد خوش قول است. برای مشاهده آنالیز خوش قول ها و بد قول ها می توانید از داشبورد مالی استفاده کنید.

تبصره: تقویم وصول مطالبات در نرم افزار فروش به شما روزانه اطلاع میدهد بابت تسویه چه صورتحساب هایی نیاز به هماهنگی وجود دارد. این تقویم در صورت ارتباط با نرم افزار CRM می تواند به صورت مکانیزه SMS برای مشتریان ارسال کند.

در داشبورد تسویه شما می توانید دوره تسویه هر شهر، هر کارشناس فروش، هر کالا، هر مرکز فروش، هر گروه مشتری و هر مشتری را داشته باشید.

5- تعیین سقف برای حساب های نسیه: زمانی که سازمان شما تصمیم میگیرد به صورت نسیه فروش محصولاتش را انجام دهد و تصمیم دارد بابت فروش های نسیه سقف تعیین کند در اولین قدم باید سقف اعتبار برای هر مشتری تعیین کند. مکانیزم کنترل سقف اعتبار در مدل های اعتبارسنجی سیستم فروش انجام می شود. در مرحله ای که تصمیم تسویه فروش مشخص می شود، کارشناس فروش با مشتری شیوه پرداخت را مشخص می کند. اگر قرار باشد از محل اعتبار انجام شود، نرم افزار فروش کنترل اعتبارسنجی را بر اساس مدل اعتبار مشتری انجام می دهد و در صورت تایید ادامه فرآیند فروش اتفاق می افتد.