دیجیتالی شدن رویه ها در کارخانجات تولیدی

دیجیتالی شدن رویه ها در کارخانجات تولیدی

دیجیتالی شدن کسب وکارها می تواند به نحو شایسته ای کارایی، سرعت تولید و همچنین کیفیت خدمت رسانی به مشتریان را متحول سازد. زمانی که یک سازمان فرآیند ها و کنترل هایش را دیجیتال میکند، دید کاملی از عملیات را به کارکنانش منتقل میکند.  یک سیستم اطلاعاتی باکیفیت به یک کسب و کار اهرمی را ارائه می دهد که ضمن انجام کارهای بیشتر توان سازمان خود را نیز به سمت اخذ تصمیمات بهتر هدایت می نماید.
از آنجایی که شرکت ها می خواهند فرآیندهای تجاری و خدمات خود را به مشتریان ارتقا دهند، شاهد افزایش روزافزون سرعت دیجیتالی شدن کسب و کارها هستیم. این موضوع بعد از اشاعه  COVID-19 و مشکلات مرتبط با تردد شکل سریع تری به خود گرفت و اهمیت آن روزبه روز بیشتر شد.
اما دیجیتالی شدن چیست و چه کاری می تواند برای کسب و کار شما انجام دهد؟ به عبارت ساده، دیجیتالی شدن فاصله گرفتن از فرآیندهای کنترل نشده، دستی و مبتنی بر کاغذ به سمت فرآیند دیجیتالی و الکترونیکی کنترل شده ای است که درجاتی از مکانیزاسیون را به همراه دارد؛ به شکلی که فرآیندهایی که سازمان جهت پیگیری امور در دستور کار قرار میدهند، از مکاتبات و تاییدات کاغذی خارج شده و شکل سیستمی و در لحظه به خود می گیرد.

فرآیند های دیجیتال در قیاس با فرآیندهای کاغذی

ماهیت استفاده از کاغذ و  اعمال سلایق شخصی، کنترل و مدیریت فرآیند های سازمانی را با مشکل مواجه می کند. ممکن است این ادعا وجود داشته باشد که یک فرآیند تعریف شده در یک سازمان به شکل بسیار خوبی پیش می رود، اما نباید غافل باشیم از اینکه اجرای همان فرآیند نیز متکی به بهترین تلاش ها و نیات خوب افراد در پایبندی به پروتکل هاست و دقیقا همینجا نقطه آغاز مشکلات است. زیرا کارکنان شما با مرور زمان در گیر روزمرگی می شوند و فراموشی ها آغاز می شود وکم کم انجام متوالی وظایف به دست فراموشی سپرده می شود، حال اگر در این حین  پرسنلی جابجا شود، خود آغازگر مشکلات عدیده ای نیز می تواند باشد.
در چنین حالت است که دیجیتالی شدن می تواند ارزش واقعی خود را نمایان کند. دیجیتالی‌سازی تضمین می‌کند که اولین گام در فرآیند شما همیشه - و به موقع - قبل از حرکت به مرحله دوم و فراتر از آن به چه ترتیبی باید انجام شود.
در فرآیند های مبتنی بر کاغذ، می‌توانید چندین نسخه از یک بخشنامه یا دستور العمل را داشته باشید، به خصوص نسخه‌ای که باید به‌طور منظم به‌روزرسانی شود. اما همیشه احتمال این ریسک وجود دارد که آخرین نسخه مورد نیاز ارسال نشده، در حالی که نسخه های قدیمی هنوز در تمامی  کسب و کار در گردش هستند، که ذاتا خود می تواند خطر آفرین باشد.
به عنوان مثال، شرکتی را در نظر بگیرید که دائما در حال به روز رسانی فرمولاسیون محصولاتش است. اگر فرمول یک کالا تغییر کرده و بهبود یابد، نیاز است که دستورات جدید به تمام تیم های مربوطه در شرکت ارسال شود. اگر بخش تولید دستورالعمل‌های به‌روز را دریافت نکند و محصول «اشتباه» را تولید کند، تأثیر آن بر زنجیره تأمین می‌تواند گسترش یابد و موجب ایجاد خسارت برای همه بخش های سازمان شود. مثلا ممکن است ، محصول "بد" به مشتریان تحویل شود و دومینویی از اشکالات شکل بگیرد.
اما زمانی که رویه های شما سیستماتیک می شوند و از ابزارهای یکپارچه دیجیتال استفاده میکنید خطاها در مراحل اولیه تشخیص داده می شود و از اعمال هزینه های جدید جلوگیری می نمایید.
ایمن سازی یکی دیگر از مزایای بزرگ دیجیتالی کردن فرآیندهاست. با کنترل الکترونیکی و ارائه فرمول‌های تولید دسته‌ای و دستورالعمل‌های کاری، یک شرکت می‌تواند اطمینان حاصل کند که کارکنان تولیدی‌اش چه روش‌های تولیدی را باید دنبال کنند یا  چه خطراتی در مواجه با مواد شیمیایی پرسنل آن ها در شیفت های کار وجود دارد، از این رو پیش از آغاز هر فرآیندی می توانند مخاطرات را به شکل یکباره اطلاع رسانی کنند.
دیجیتالی سازی، فرآیند ها را برای کارمندان گویا تر می‌کنند، آنها با کمک سیستم های یکپارچه درک بهتری از اینکه در کجای فرآیند هستند، پیدا میکنند. به عبارت دیگر، یک شرکت دارای دید کامل، کنترل و بینش دقیق تری از واقعیات نسبت به عملیات خود می شوند.

استفاده از تکنولوژی های سریع، چابک و انعطاف پذیر برای مکانیزاسیون فرآیندها

استفاده از تبلت‌ها، دستگاه‌های تلفن همراه و لپ تاپ های همراه می‌تواند دسترسی به فرآیند های سازمانی را در هر لحظه از زمان و مکان فراهم آورد. همچنین پرسنل سازمان را قادر می‌سازد تا اطلاعات را به راحتی و به سرعت به اشتراک بگذارند و انعطاف‌پذیری عالی را ارائه دهند. این موضوع زمانی می تواند بسیار مهم باشد، که مشکلی در اخذ سفارش از مشتری شکل گرفته باشد و سرعت عمل در واکنش نسبت به رفع مشکل ضروری باشد.

اما، مراقب باشید، نرم افزارهای سازمانی را صرفاً به خاطر افزودن فناوری در سازمان خود به کار نگیرید. استفاده از آنها باید برای سازمان موثر باشد. نرم‌افزار نامناسب، سر راه تولیدکننده قرار می‌گیرد، در حالی که نرم‌افزار مناسب به شرکت اجازه می‌دهد تا فعالیت‌هایش را ثبت کند و بینش‌های خود را نسبت به کسب‌وکار خود توسعه دهد. نرم‌افزار با کیفیت به کسب‌وکار اهرمی می‌دهد تا با کمترین کار حداکثر بهروه وری را داشته باشد، تصمیمات بهتری اتخاد شود و این اطمینان حاصل شود که فرآیندها به شکل صحیح کنترل شده و ریسک‌ها کمینه می شوند.

مکانیزه کردن فرآینده ها با کمک نرم افزار فرآیند محور برهان سیستم

با توجه به کارکرد نرم افزارها و استفاده از Best Practice ها نمی توان نسخه ای عام برای همه شرکت ها در نظر گرفت. در سیستم های اطلاعاتی که قصد کمک به بهبود مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان ها را دارند، نمی توان انتظار داشت که یک راهکار نرم افزاری جوابگوی همه صنایع باشد. در هر سیستم اطلاعاتی سه جریان وجود دارد که مدیریت آن برای صاحبان کسب و کار حائز اهمیت است. جریان مواد، جریان اطلاعات و جریان مالی. سیستم اطلاعاتی برهان با بیش از یک دهه قدمت بارویکرد ارائه سیستم های اطلاعاتی فرآیند محور طراحی شده و مهم ترین رسالت آن علاوه بر در نظر گرفتن الزامات و چارچوب های قانونی، بهبود مستمر فرآیند های کسب و کار است. در نرم افزار یکپارچه برهان، به مزیت های رقابتی سازمان شما و شرایط خاص سازمان شما در کنترل و پیاده سازی رویه ها به صورت ویژه نگاه می شود و تلاش ما بر آن است که فرآیندهای اصولی سازمان شما را نیز(در صورت نیاز)سفارشی سازی کنیم. در سیستم اطلاعاتی برهان قالب فرم ها اینگونه است که در هر مرحله ای از فرآیند که باشید با کمک امکان تاریخچه گردش می توانید، تاریخچه اقدامات قبلی خود را مشاهده کنید. علاوه بر این با کمک صدور سند معطوف می توانید گام یا  گامهای بعد از مرحله جاری  را به راحتی مشاهده نمایید. این قابلیت ها باعث می شود که کاربرانی که به عنوان نیروی اجرایی به یک شرکت اضافه می شوند در سریع ترین زمان ممکن در جریان فرآیندهای سازمان قرار گیرند. برهان نوین با بهره گیری از تیمی مجرب و کارآزموده امکان طراحی، ارزیابی مجدد و بهینه سازی انواع فرآیندهای سازمانی را داراست. برای بهره مندی از خدمات مشاورین ما، با ما تماس بگیرید.