اتوماسیون فروش

تیم های فروش از روزگار یادداشت ها و نگهداری پرونده های فروش راه طولانی را پیموده اند. ابتدا کامپیوترها آمدند و شرکت ها اطلاعات فروش را به شیوه های مختلف در کامپیوتر ثبت کردند. در شکل اولیه ثبت صورتحساب اهمیت داشت، اما بعد ها ثبت اطلاعات بخش های بیشتری به کامپیوترها انتقال یافتند. اما یافتن داده های مشتری سخت بود و باید از دل صدها سیستم مختلف گردآوری می شد. آنچه منجر به شکل گیری اتوماسیون فروش شد، چالش پیدا کردن متمرکز داده های مشتری در یک نقطه متمرکز بود.
 در دوره حاضر شرایطی شکل گرفته که شما می‌توانید داده‌های به روز را در میان ابزارها مختلف داشته باشید، کارهای دستی را کاهش دهید، به هر تیمی اجازه دهید به داده‌های متمرکز ولی مشخص دسترسی داشته باشد و تجزیه و تحلیل اطلاعات را در سطوح بالا انجام دهید. با ظهور فضاهای ارتباطی گسترده و پیشرفت تکنولوژی شکل اتوماسیون فروش نیز  دگرگون شده است.
با کمک هوش مصنوعی، جهش جدیدی جهت انجام کارها در حال شکل گیری است. در ادامه مطلب به نقاط عطف و کلیدی اتوماسیون اشاره شده است؛ اینکه تیم های فروش برای اتوماسیونی کردن امور از کجا شروع کرده اند، الان کجا هستند و مسیر حرکت آن ها به کجاست؟

1. اتوماسیون فروش چیست؟

 اتوماسیون فروش فرآیند استفاده از فناوری برای انجام کارهای خسته کننده و تکراری پرسنل فروش است. اتوماسیون فروش به دنبال کاهش زمان تلاش ها، خطاها و کارهای دستی است.  به شکل سنتی اتوماسیون های فروش از دو بخش اصلی شکل گرفته اند؛ بخش اول به جمع‌آوری و به‌روزرسانی داده‌های مشتری می پردازد که شامل استخراج اطلاعات معاملات از ایمیل‌ها و افزودن آن ها به سوابق حساب مشتری است. بخش دوم اتوماسیون گردش کار است، که در آن اقدامات مرتبط با  فرآیند فروش مدیریت می گردد.

در حالت های پیشرفته تر، اتوماسیون فروش روی تجزیه و تحلیل داده ها تمرکز دارند. مثلا مدیریت پایپ لاین فروش را در نظر بگیرید: ترکیب تجزیه و تحلیل مکانیزه و هوش مصنوعی می تواند بر اساس میزان انحراف از KPI های مورد انتظار، وضعیت های قرمز را در فرصت های خط لوله پیدا کند و اقدامات توصیه شده ای را ارائه دهد که به نمایندگان و رهبران کمک می کند فروش را در مسیر خود نگه دارند.

شاید برای شما جالب باشد که بدانید، ترکیب اتوماسیون و هوش مصنوعی مولد چه نتیجه ای می تواند داشته باشد. بر اساس تجزیه و تحلیل خودکار داده‌ها یا درخواست‌ها، هوش مصنوعی مولد می‌تواند محتوای جدیدی مانند ایمیل‌ها، خلاصه تماس‌ها و گزارش‌های فروش ایجاد کند. سپس CRM یا سیستم سوابق شما می تواند به طور خودکار این موارد را برای ذینفعان یا مشتریان داخلی ارسال کند.

2. مزایای اتوماسیون فروش چیست؟

طبق آمارهای بدست آمده در حال حاضر، فروشندگان تنها 28 درصد از زمان خود را در هفته صرف فروش می کنند. بقیه اوقات صرف وظایف حیاتی اما خسته کننده مانند اولویت بندی سرنخ ها، تحقیق در مورد مشتریان بالقوه، و وارد کردن اطلاعات فروش می شود. هر چه بیشتر بتوانیم برای انجام این وظایف به اتوماسیون فروش تکیه کنیم (در حالی که داده های حیاتی مشتری را جمع آوری می کنیم)، فروشندگان زمان بیشتری برای تمرکز بر فروش واقعی دارند.

بقیه تیم فروش نیز سود خواهند برد. وقتی هوش مصنوعی و اتوماسیون فروش را برای کمک به تجزیه و تحلیل تماس‌های فروش و مسیر حرکت پایپ لاین ترکیب می‌کنید، رویکردهای مدیران تغییر میکند. رهبران فروش سیگنال‌هایی دریافت می‌کنند که به آنها کمک می‌کند پیش‌بینی‌های دقیق‌تری داشته باشند. با کسب داده‌های به‌روز، فرآیند فروش را کارآمدتر می کنید.

3. اتوماسیون فروش چگونه کار می کند؟

داستان اتوماسیون فروش در واقع داستان داده است. در ابتدایی‌ترین سطح، اتوماسیون فروش داده‌ها را بر اساس محرک‌های فعالیت به‌روزرسانی می‌کند (مانند زمانی که تماس‌ها برقرار می‌شود، ایمیل‌ها دریافت می‌شوند یا معاملات به مرحله بعدی در فرآیند فروش منتقل می‌شوند). با کمک هوش مصنوعی پیش‌بینی‌کننده، اتوماسیون فروش یک گام فراتر رفته و پس از تجزیه و تحلیل داده های پایپ لاین درباره بهترین اقدامات برای پیشبرد معاملات پیش بینی ارائه می‌دهد. با کمک هوش مصنوعی میتوانید برخی اقدامات را به شکل خودکار انجام دهید: مثلا توانایی تولید خودکار مطالب (مانند ایمیل) می‌تواند به شما در سرعت بخشیدن به فرآیند فروش کمک کند.

اگر بخواهیم دقیق تر به این موضوعات نگاه کنیم؛ داده ها باید دائما به روز شوند و مرتب در سیستم ثبت اطلاعات انجام شود. باید اطمینان حاصل شود که هیچ فرصتی از دست نمی رود.

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یکی از بهترین ابزارها برای اتوماسیونی کردن فروش است زیرا تمرکز آن صرفا سمت فرآیند فروش نیست و باید داده های مرتبط با مشتریان را نیز در خود جای داده، و سپس آن ها سازماندهی و اولویت بندی کند.

هر تعامل با مشتری جریانی از داده‌ها را شکل می دهد: ایمیل‌هایی که ارسال کرده‌اید، مکالمات و جلساتی که داشته‌اید، پیشنهادات و قراردادهایی که در انتظار امضا هستند. به‌جای ثبت این داده‌ها با دست، اتوماسیون فروش می‌تواند اطلاعات مرتبط - مانند زمان‌های جلسه پیشنهادی، جزئیات قیمت‌گذاری، و اطلاعات تماس جدید - را جمع‌آوری کند و سوابق معاملات را به‌طور خودکار به‌روزرسانی کند. به این ترتیب، هر بار که یک رکورد مشتری را به دست می آورید، می دانید اطلاعاتی که می بینید به روز است.

اگر داده‌های شما در نرم‌افزارهای مختلف قرار گرفته باشند، چه باید کرد؟ اتوماسیون فروش می‌تواند داده‌ها را فوراً از بین ابزارها گردآوری نموده تا فروشندگان مجبور نباشند به‌طور دستی همه چیز را به‌روزرسانی کنند. حتی بهتر از آن، می‌دانید که اگر مشتری در یک پلتفرم با شما ارتباط برقرار کند، اطلاعات او در سایر پلتفرم‌ها به‌روزرسانی می‌شود.

داده ها تجزیه و تحلیل می شوند و به شما بینشی می دهند که فروش را سرعت می بخشد.

حدود یک دهه پیش، با ورود هوش مصنوعی، اتوماسیون فروش دامنه خود را گسترش داد. دیگر فقط بحث خودکارسازی سازمان و همگام سازی داده ها نبود، یکباره تجزیه و تحلیل هم  خودکار شد و با کمک هوش مصنوعی پیش‌بینی‌کننده، روندها، ناهنجاری‌ها و نقاط پرت را با مجموعه‌ای از معیارهای هدف هدایت نمود.

امروزه، CRMهای مبتنی بر هوش مصنوعی می‌توانند به‌طور خودکار پایپ لاین ها را تجزیه و تحلیل کنند و پیش‌بینی کنند که چه زمانی یک معامله در خطر توقف است تا به رهبران فروش کمک کند تا مداخله کنند و پیش‌بینی را به مسیر درست برگردانند.  اما چگونه ؟ تیم‌های فروش - معمولاً مدیران و فعالان - پارامترها و معیارهای هدف را در CRM تنظیم می‌کنند که هشدارها را راه‌اندازی می‌کنند. به عنوان مثال، آنها ممکن است برای هر معامله ای که بیش از 10 روز را در یک مرحله واحد از فرآیند فروش صرف می کند، یک تریگر(ماشه) تعیین کنند.
هوش مصنوعی همچنین می‌تواند داده‌های مکالمه‌ای را از تماس‌های فروش دریافت کند تا به‌طور خودکار کلمات کلیدی مرتبط، روندها و لحظات مربی‌گری را نشان دهد. پارامترهای تنظیم شده در CRM به آن می گوید که باید به دنبال چه چیزی باشد:  اعتراضات را دنبال کند، نگرانی های افزایش قیمت را پیگیری کند یا به تحرکات رقبا و... چشم بدوزد.

داده ها برای ایجاد چیزهای جدید استفاده می شود و در هر مرحله به فروشندگان کمک می کند.

در سال های اخیر، اتوماسیون فروش جهش گسترده دیگری با هوش مصنوعی مولد ایجاد کرد. این هوش جدید فراتر از توصیه یک عمل است. برای شما اقدام می کند. بر اساس محرک‌ها یا درخواست‌های فعالیت، ایمیل می‌نویسد، تحقیق انجام می‌دهد و گزارش‌های فروش - از جمله پیش‌بینی‌ها - را با استفاده از داده‌های تاریخی مشتری ایجاد می‌کند. حتي پيشنهادهاي فروش مي نويسد. این گام رو به جلو یک تقویت کننده کارایی است، یک مطالعه اخیر نشان داد که متخصصان فروش معتقدند هوش مصنوعی مولد می تواند به طور متوسط ​​4، 5 ساعت در هفته در آنها صرفه جویی کند.
اکنون که نحوه عملکرد اتوماسیون فروش را بررسی کردیم، بیایید به نمونه هایی نگاه کنیم که چگونه می توانید از آن در کار روزانه خود استفاده کنید.

4. چند نمونه از اتوماسیون فروش

اتوماسیون فروش همه بخش های از فرآیند فروش را از تولید سرنخ تا بسته شدن معامله را پوشش می دهد. در ادامه، چند نمونه از مهم‌ترین کاربری های آن (از اولویت‌بندی سرنخ‌ها گرفته تا نوشتن ایمیل و ایجاد پیش‌بینی‌های دقیق‌تر) را به اشتراک می‌گذاریم.

4.1 مدیریت تماس

تماس با مدیریت مخاطبین را از صفحات گسترده(مثل اکسل) خارج کنید و به نرم افزار CRM منتقل کنید و به اتوماسیون فروش اجازه دهید آنها را در هر تعامل با مشتری به روز نگه دارد. تماس تلفنی یا ایمیل دریافت کنید؟ با کمک اتوماسیون فروش می تواند شماره تلفن یا آدرس ایمیل را بگیرد و به سابقه تماس شما اضافه کند. حتی بهتر از آن، می‌تواند هر بار که مشتری بالقوه‌ای را جذب می‌کنید، اطلاعات کلیدی را به شما نشان دهد: سابقه فعالیت، ارتباطات مشتری، بحث‌ حساب و کتاب ها و حتی ترند های فعال در رسانه‌های اجتماعی.

4.2 اکتشاف و پیدا کردن سرنخ جدید

  با استفاده از معیارهای از پیش تعیین شده، اتوماسیون فروش می‌تواند سرنخ‌های بازاریابی جدید را ارزیابی کند تا ببیند آیا ارزش تماس را دارند یا خیر، در ادامه آن‌هایی را که به فروشندگان منتقل می‌کند که ارزشمند می باشند.

4.3 مدیریت فرصت

  گردش کار خودکار می تواند فروشندگان را به مراحل بعدی در فرآیند فروش برای هر فرصت راهنمایی کند و اطمینان حاصل کند که هیچ چیز در پایپ لاین عقب نیست. همچنین می‌توانید در هر مرحله، محرک‌های خودکار را تنظیم کنید، که به تکرارها برای تکمیل وظایف خاص قبل از پیشبرد معامله نیاز دارد. به عنوان مثال، قبل از تکمیل مرحله کشف، یک CRM ممکن است از یک نماینده بخواهد تا تأیید کند که قبل از وارد شدن به مذاکره با یک تصمیم گیرنده اقتصادی تماس برقرار کرده است یا خیر؟

4.4 تحلیل مکالمه

مدیران فروش معمولاً هر هفته ساعت‌ها را صرف گوش دادن به تماس‌های فروش، جستجوی روندها در آنچه مشتریان می‌گویند و گوش دادن به فرصت‌های مربیگری بر اساس آنچه که نمایندگان فروش می‌توانند بهتر انجام دهند، می‌گذرانند. اتوماسیون فروش در نرم‌افزار های کوچینگ تماس می‌تواند این تماس‌های تلفنی را به رونوشت‌های قابل جستجو تبدیل کند، سپس بر اساس تجزیه و تحلیل کلمات کلیدی، روندها و لحظاتی را برای شما آشکار کند که جذاب است.(این قابلیت در اتوماسیون های خارج از کشور وجود دارد)

4.5 مدیریت قلمرو

 مدیران فروش وظیفه دارند دسته بندی هایی مانند حوزه مشتری و تخصص فروشنده را در نظر بگیرند و با در نظر گرفتن شرایط دسته بندی های خود را به گونه ای تنظیم کنند که پوشش مشتریان به حداکثر رسانیده شده و درآمد افزایش یابد. فروشندگان نیز باید احساس کنند به شکل منصفانه ای مشتریان به آن ها تخصیص داده شده است. اتوماسیون فروش می‌تواند این تحلیل و برنامه‌ریزی را انجام دهد و به شما کمک کند مدل‌های منطقه‌ای متعددی را ایجاد کنید و مدام آن ها را پایش کنید.

4.6 پیش بینی فروش

 مدیران  فروش دائما تحت فشارند تا درآمد آینده را تا حد امکان دقیق پیش بینی کنند. اتوماسیون فروش، همراه با هوش مصنوعی، می‌تواند با نظارت بر سلامت پایپ لاین ها در زمان واقعی، برجسته کردن معاملاتی که در معرض خطر از دست رفتن هستند و ارائه توصیه‌هایی برای نحوه مداخله برای بازگرداندن آن معاملات (و پیش‌بینی) به مسیر درست کمک کند.

4.7 ارائه پیشنهاد قیمت

 شما گاهی با پروژه هایی روبرو می شود که زمان زیادی را صرف پرورش یک مشتری برای بسته شدن معامله کرده اید، ممکن است زمان زیادی را برای محاسبه قیمت فروش صرف کنید،مشتری نیز زمان زیادی منتظر پیشنهاد قیمت شما می ماند.

اتوماسیون فروش این توانایی را دارد که  این فرآیند را سرعت بخشد، می تواند زمان اجرای آن را بجای صرف هفته ها به چندین دقیقه برساند. محصولاتی که بخشی از معامله شما هستند را ردیابی می‌کند، پیشنهاد قیمت جدید با داده‌های مشتری مرتبط ایجاد می‌کند و آن را مستقیماً از CRM شما با چند کلیک برای مشتریان ایمیل می‌کند.

5. نرم افزار و ابزار اتوماسیون فروش: ویژگی هایی که باید به دنبال آنها باشید.

اگر می خواهید اتوماسیون فروش را پیاده سازی کنید، نیاز به نرم‌افزار ارتباط با مشتری ای دارید که داده‌های مشتری را در یک پلتفرم متحد می‌کند و داده های به روز و قابل اعتماد از مشتری ارائه کند. شما باید به دنبال ابزاری باشید اولا جامعیت و عمق داشته باشد. دوما از داده های آن به موقع استفاده کنید.

به نظر بسیاری از فروشندگان وقتی ابزارها به تنهایی کار می کنند مشکلات به چشم نمی آید، مشکلات آنها از زمانی شروع می شود که می خواهند داده ها را به شکل یکپارچه بررسی کنند. وقتی یکپارچگی وجود ندارد، داده‌های مشتری در سیستم‌های مختلف قفل می‌شوند و برای تطبیق آنها به زمان نیاز است. نرم افزار CRM برهان با سایر نرم افزارهای ERP برهان ارتباط دارد. فروشندگان شما در یک پلتفرم مشترک می توانند داده های مشتری را ارزیابی کنند و به سرعت نسبت به نیازهای وی واکنش نشان دهند.

داده های به موقع: مطمئن شوید هر  CRM را که از آن استفاده میکنید، قابلیت‌ خروجی لحظه ای و به موقع دارد... داده‌ها باید بلافاصله پس از ثبت،  پردازش شده و برای استفاده در دسترس باشند. امکان به‌روزرسانی مداوم داده‌های مشتری را پس از هر نوع تعاملی، مانند تماس‌های فروش، بازدید از وب‌سایت و برگزاری همایش ها و ...باید فراهم باشد.