حقوق و محدوده دسترسی کاربران در سیستم های اطلاعاتی

انواع دسترسی در سیستم اطلاعاتی برهان

در سیستم یکپارچه برهان دسترسی ها به سه دسته تقسیم می شوند. دسترسی نوع اول دسترسی روی فرم هاست. بدین شکل که هر کاربر یا گروه (Role)کاری فرم هایی را می بیند که به آن ها دسترسی دارد. در این حالت دسترسی های عمومی فرم از نظرگاه ایجاد، ویرایش یا حذف در بخش های متعدد مورد بررسی پیمایش می گیرد. این بخش تقریبا در تمامی سیستم های اطلاعاتی یکپارچه وجود دارد و تنها شکل پیاده سازی آن ممکن است متفاوت باشد. دعوای مدیران در سازمان ها در این بخش معمولا بر سر این است که دسترسی اطلاعات توسط چه کسی اعمال شود(واحد مالی یا واحد IT). اساسا هر کسی که مدیر سیستم قرار گیرد، اجازه دسترسی به تمامی اطلاعات ثبت شده را دارد. برای استفاده از این نوع دسترسی باید به فرم حقوق دسترسی مراجعه شود و متناسب با کاربر مورد نظر حقوق دسترسی اعمال گردد.

دسترسی نوع دوم، دسترسی کاربران در سطح رکورد های اطلاعاتی ثبت شده است. در این حالت هر کاربر تنها داده هایی را می بیند که به آن دسترسی دارد و در این حالت بررسی دسترسی اطلاعات به سطح داده های ثبت شده گسترش داده می شود. در سیستم برهان این سطح از دسترسی در سال مالی، معین، تفصیل، نوع تفصیل، مرکز فروش،  انبار، کالا، نوع سند حسابداری و ... وجود دارد. مثلا کاربر در سال های مالی می تواند ورود پیدا کند(یا گزارش بگیرد) که به آن دسترسی داشته باشد. یا هر کاربر تنها حساب های تفصیلی را در زمان صدور سند یا گزارش گیری مشاهده می کند که به آن دسترسی داشته باشد.  فعال سازی هر یک از موارد گفته شده در تنظیمات سیستم وجود دارد و شکل عمومی ندارد. هر سازمانی فراخور نیازهایش یک یا چند گزینه را می تواند فعال کند. زمانی که دسترسی در سطح رکورد در نرم افزار برهان فعال می شود به شکل پیش فرض کاربران داده ای را مشاهده نمی کنند، مگر آنکه اجازه مشاهده اطلاعات آن رکورد برای فرد فعال شده باشد. این سطح از دسترسی روی نقش ها (گروه کاری) در نرم افزار برهان فعال شده وبا تغییر نقش کاربر حدود مشاهده اطلاعات توسط وی نیز تغییر می کند.

دسته سوم دسترسی بر اساس چارت سازمانی و حدود اختیارات کاربران مشخص می شود. در این نوع دسترسی هر کاربر اسناد کاربرانی را می بیند که به وی اجازه داده شده باشد. مثلا در زمان صدور درخواست کالا از انبار مدیر هر بخشی تنها اطلاعات درخواست کالا از انبار کاربران خودش را باید ببیند. یا در صورتی که تیم های فروش وجود داشته باشد کارشناسان فروش هر بخش باید تنها اسناد فروش صادر شده در واحد خود را مشاهده نمایند.