گزارشات ERP

انواع گزارشات در سیستم های ERP

یکی از انتظارات منصفانه از سیستم های اطلاعاتی کمک در تصمیم گیری با استفاده از گزارشات پردازش شده در بخش های متفاوت سازمانی است. از آنجایی که سیستم های اطلاعاتی برای تکامل گام های متعددی را طی کرده اند و هر بخشی از سازمان  از سیستم اطلاعاتی انتظار  متفاوتی دارد، سلایق تحلیل و طراحی بسیار متنوع می باشد. از آن سو بعد از ثبت اطلاعات، قابلیت اتکا به داده های ثبت شده و همچنین پردازش های عمیق کاربران را به سمت بهره برداری از ابزارهای گزارش گیری سوق داده است. گزارشات سیستم های اطلاعاتی غالبا دو نوع مخاطب دارند؛ مخاطبان درون سازمان و مخاطبان بیرون از سازمان.
برای مخاطبان بیرون از سازمان معمولا اطلاعات متناسب با استانداردها و چهارچوب هایی مدون شده پردازش شده و در اختیار مراجع تصمیم گیرنده قرار می گیرد. اما برای بخش درون سازمان پردازش اطلاعات و دسته بندی آن متناسب با جایگاه سازمانی افراد، امری است که چندان به آن توجه نمی شود. برخی از مهم ترین سر خط ها جهت پایش این مساله به قرار زیر است:

-چه گزارشاتی جهت انتخاب راهبرد به اتاق فکر سازمان شما راه پیدا می کند؟ شاخص های تعیین شده چیست؟
-مدیر عامل سازمان شما در طی روز دائما به دنبال ایجاد بازار، فروش و نقدینگی بیشتر می باشد.  تا چه میزان ابزار مناسب جهت کنترل و  دستیابی به این موارد را دارد؟
-چه زمانی متوجه می شوید، واحد یا دپارتمانی به وظایف خود به درستی عمل نکرده است؟ روزانه، آخر هفته، آخر ماه یا ..... آیا مکانیزم شما برای نظارت در واحد های متفاوت غالب کمی پیدا کرده است؟
-آیا هر لایه متناسب با نقش سازمانی آن در پیشبرد اهداف، اطلاعات صحیحی را کاوش می کند؟ و ...

دسته بندی گزارشات در سیستم های ERP

ما برای اینکه این مفاهیم را بهتر بیان نماییم اقدام به دسته بندی گزارشات بر اساس لایه های متفاوت سازمانی نموده ایم، در ادامه به این دسته بندی اشاره می شود.

 این نوع گزارشات تنها اطلاعات ثبت شده را به صورت آماری ساده نمایش می دهند، مثل چاپ سند حسابداری، فاکتورهای صادر شده در طی روز، حواله های بارگیری شده، کاردکس تعدادی کالا و .... با این نوع  گزارشات معمولا اپراتورها سرو کار دارند.

 نتیجه این گزارشات، معمولا حالت جمع بندی و کنترلی دارند. نگاه این گزارشات عطف به واحد(دپارتمان) تحت نظارت سرپرست می باشد. گزارشاتی مثل خلاصه گردش کالا، آنالیز گردش کالا، موجودی کالاهای قابل فروش، موجودی کالاهای زیر نقطه سفارش و ..... در سیستم انبار در این دسته قرار می گیرند. کارکنان، سرپرستان عملیاتی از این گزارشات به دفعات استفاده می نمایند. مثلا گزارش وضعیت رسید موقت های انبار در نرم افزار انبار از گزارشاتی است که مورد استفاده واحدهای بازرگانی، واحد انبار، واحد کیفیت یا حتی برنامه ریزی قرار می گیرد. مدیر بازرگانی متوجه می شود چه میزان از اقلام خریداری شده مورد تایید قرار گرفته تا بابت تسویه اقدام شود. مدیر کیفیت متوجه می شود چه میزان اقلام باید مورد بازرسی قرار گیرد و...

 گزارشاتی که به شکل دائم نقش کنترلی را بازی می کند. رابطه بین واحد ها در این نوع گزارشات کنترل می شود. مثلا در خط تولید: چنانچه کالایی اشتباها به مرکزی ارسال شده باشد، باید اصلاح شود.  دامنه شمول این گزارشات بین واحدی است. تا این لایه کنترل ها، به صورت عددی و دقیق باشد. این گزارشات می تواند لحظه ای، روزانه یا هفتگی (بازه زمانی کنترل محدود است) باشند. مثلا گزارش آنالیز خطوط میکسر در شرکت های شوینده  یکی از گزارشات پرکاربرد  برای واحد برنامه ریزی و تولید است. این گزارش در سیستم کنترل تولید برهان نوین طراحی شده است.

 این گزارشات غالبی تحلیلی دارد. گزارشاتی که اطلاعات به صورت طبقه بندی شده کلی است و چنانچه نیاز باشد اقدام به بررسی جزئیات می شود. گزارشات مرور یا گزارشات drill-down در این دسته قرار می گیرند. مخاطب این گزارشات مدیران میانی (یا مدیران دپارتمان های متفاوت) می باشند. مثلا گزارش مرور حساب در سیستم حسابداری یکی از پرکاربرد ترین و شناخته شده ترین گزارشات در سیستم های ERP است.

 همانند گزارشات داینامیک این گزارشات نیز برای مدیران واحد ها طراحی شده است. این گزارشات اطلاعات را با دیدی متفاوت و به صورت گرافیکی نمایش می دهند. مثلا گزارش مقایسه ای فروش با نمودار دایره ای از گزارشات پیش فرض سیستم فروش برهان نوین است. 

 این گزارشات که بر اساس منطق BSC طراحی شده اند، نگاهی پردازش شده گرافیکی دارند. در هر دوره رشد مثبت، ثبات یا رشد منفی را نمایش می دهند. این بخش بر اساس شاخص های کلیدی اما جزئی طراحی شده اند و هدف آن پایش اهداف عملیاتی است که شاخص های کلان را شکل می دهد. نگاه این نوع گزارشات ارزیابی کیفی (فارغ از درصد بهبود) است. گزارش مقایسه فروش ماهیانه از گزارشاتی است که برای مدیران فروش طراحی شده است. این گزارش عملکرد مشتری را در دوره های متعدد نمایش می دهد.

 در گزارشات داشبوردی مدیران ارشد سازمان عملکرد واحدهای متعدد را بر اساس شاخص های مدون ارزیابی می کنند.شاخص های ارزیابی  گزارشات داشبوردی طراحی شده توسط برهان نوین در دو حالت در نظر گرفته شده اند. شاخص های استاندارد و شاخص های سفارشی سازی شده. داشبوردهای استاندارد طراحی شده در سه بخش در نظر گرفته شده اند. داشبورد فروش، داشبورد مالی و داشبورد لجستیک. 

برای مشاهده گزارشات ساخته شده توسط کارشناسان برهان نوین اینجا را کلیک کنید.