ابزارهای کنترل مطالبات مشتری

1-  ابزارهای کنترل مطالبات مشتری

در بسیاری از شرکت‌ها، مطالبات معوق نه ناگهانی ایجاد می‌شوند و نه حاصل یک تصمیم اشتباه بزرگ هستند. معمولاً از جاهایی شروع می‌شوند که به چشم نمی‌آیند: پیگیری‌ای که چند روز عقب افتاده، فاکتوری که تسویه‌اش مشخص نشده، یا بدهی‌ای که کسی به شکل مستقیم مسئول پیگیری آن نیست.
در اغلب سازمان‌ها، پیگیری مطالبات به یک نفر سپرده می‌شود؛ گاهی حسابداری فروش، گاهی خزانه‌دار و گاهی فقط کسی که تجربه بیشتری دارد. مشکل از جایی شروع می‌شود که کنترل مطالبات به حافظه و پیگیری فردی وابسته باشد. اگر آن فرد مدتی درگیر کارهای دیگر شود، جابه‌جا شود یا اولویت‌ها تغییر کند، مطالبات بدون هشدار مشخصی از کنترل خارج می‌شوند.
در این شرایط، مسئله اصلی بدحسابی مشتری نیست؛ مسئله نبود ابزارهای مؤثر برای کنترل مطالبات از مشتریان است.

2- دلایل ایجاد مطالبات معوق در شرکت‌ها

یکی از مهم‌ترین دلایل شکل‌گیری مطالبات معوق، وابستگی فرآیند پیگیری به افراد است. وقتی مسئولیت پیگیری به‌صورت سیستمی تعریف نشده باشد، تأخیر در پیگیری به‌راحتی اتفاق می‌افتد. دلیل دیگر، نبود تصویر شفاف از وضعیت واقعی بدهی‌هاست. در بسیاری از موارد، بدهی‌ها فقط به‌صورت یک عدد در گزارش‌ها دیده می‌شوند؛ بدون اینکه مشخص باشد این عدد مرتبط با چه فاکتورهایی است و هر بخش آن چه مدت بلاتکلیف و معوق است.
ترکیب این دو عامل باعث می‌شود مطالبات به‌تدریج انباشته شوند، بدون اینکه سازمان در زمان مناسب متوجه افزایش ریسک شود.

3-روش‌های شناسایی و بررسی مطالبات معوق

اولین ابزار شناسایی مطالبات، بررسی مانده حساب مشتریان است. این گزارش عدد بدهی را نشان می‌دهد، اما به‌تنهایی برای تصمیم‌گیری کافی نیست. مانده حساب مشخص نمی‌کند بدهی مربوط به کدام فاکتورهاست یا از چه زمانی ایجاد شده است. بررسی گردش حساب اطلاعات بیشتری در اختیار می‌گذارد، اما همچنان یک ضعف جدی دارد: گردش حساب ثبت‌ها را نشان می‌دهد، نه وضعیت بدهی. دیدن گردش حساب لزوماً به معنی تشخیص ریسک نیست و معمولاً باعث می‌شود پیگیری‌ها زمانی شروع شوند که بدهی وارد مرحله خطر شده است.

4- نقش گزارشات زمانی در کنترل مطالبات معوق

تفکیک بدهی‌ها بر اساس زمان ایجاد، یکی از مؤثرترین ابزارهای کنترل مطالبات است. وقتی بدهی‌ها به بازه‌های زمانی مختلف تقسیم می‌شوند، تصویر واقعی‌تری از وضعیت مطالبات شکل می‌گیرد. در این حالت مشخص می‌شود کدام بدهی هنوز در محدوده عادی قرار دارد، کدام وارد محدوده هشدار شده و کدام مدت‌هاست بدون پیگیری باقی مانده است. این گزارش‌ها کمک می‌کنند قبل از سوخت شدن مطالبات، اقدامات اصلاحی انجام شود و پیگیری‌ها هدفمندتر شوند.

5- چالش‌های تسویه حساب در مطالبات مشتریان

در عمل، تسویه حساب‌ها به‌ندرت ساده و یک‌به‌یک هستند. یک فاکتور ممکن است با چند پرداخت مشتری تسویه شود یا چند فاکتور با یک دریافت بسته شوند. علاوه بر این، برگشت چک، فاکتور برگشتی و اصلاح اسناد حسابداری نیز به پیچیدگی موضوع اضافه می‌کند. اگر ارتباط مشخصی بین فاکتور فروش و دریافت‌های خزانه‌داری وجود نداشته باشد، تشخیص اینکه کدام فاکتور واقعاً تسویه شده دشوار می‌شود. در این شرایط، محاسبه راس تسویه بیشتر بر اساس حدس انجام می‌شود تا عدد قابل اتکا.

6- تحلیل رفتار پرداخت مشتریان و تشخیص مشتریان خوش‌حساب

در بسیاری از سازمان‌ها، خوش‌حساب یا بدحساب بودن مشتریان بر اساس تجربه و قضاوت شخصی تعیین می‌شود. عباراتی مانند «این مشتری همیشه دیر می‌دهد» یا «این یکی بالاخره تسویه می‌کند» جای تحلیل داده‌محور را می‌گیرند. در حالی که ابزارهای کنترل مطالبات باید رفتار پرداخت را بر اساس تعهد ثبت‌شده و پرداخت‌های واقعی تحلیل کنند. زمانی که این رفتار به‌صورت عددی و قابل اندازه‌گیری دیده نشود، ریسک فروش نسیه پنهان می‌ماند و تصمیم‌ها بیشتر احساسی می‌شوند.

 7- کنترل سقف اعتبار مشتریان در فروش نسیه

تعیین سقف اعتبار برای مشتریان، زمانی مؤثر است که در لحظه فروش کنترل شود. اگر سقف اعتبار فقط به‌عنوان یک عدد ثابت تعریف شود و مصرف آن به‌صورت لحظه‌ای بررسی نشود، عملاً کارایی خود را از دست می‌دهد. در چنین شرایطی، فروش نسیه می‌تواند ادامه پیدا کند، در حالی که مشتری از سقف منطقی اعتبار عبور کرده و ریسک مطالبات در حال افزایش است. کنترل اعتبار زمانی معنا دارد که وضعیت مطالبات مشتری در زمان ثبت فروش در تصمیم‌گیری لحاظ شود.

8- راهکارهای نرم‌افزاری کنترل مطالبات مشتری

کنترل مؤثر مطالبات با اضافه کردن یک گزارش جدید به‌دست نمی‌آید. مسئله اصلی، وابستگی بیش از حد پیگیری به افراد و نبود یک فرآیند قابل ردیابی است. راهکاری که در برهان نوین روی آن تمرکز شده، انتقال کنترل مطالبات از حافظه افراد به فرآیندهای سیستمی است. در این رویکرد، هر بدهی هویت مشخصی دارد، وضعیت آن در طول زمان قابل مشاهده است و هشدارها قبل از تبدیل شدن بدهی به بحران ایجاد می‌شوند.
ارتباط بین فاکتور فروش و دریافت‌های خزانه‌داری شفاف است، راس تسویه هر فاکتور به‌صورت واقعی محاسبه می‌شود و رفتار پرداخت مشتریان به‌جای قضاوت شخصی، بر اساس داده تحلیل می‌شود. همچنین سقف اعتبار در لحظه فروش کنترل می‌شود تا ریسک دقیقاً در نقطه ایجاد مهار شود. ما این سیستم را که با عنوان مدیریت حساب شناخته می شود، سالها تست کرده ایم. روی صدها مشتری نصب کرده ایم و نتیجه آن را سازمان ها به وضوح لمس کرده اند.
با کمک ماژول مدیریت حساب حتی اگر یک نفر پیگیری را فراموش کند، سیستم این موضوع را  فراموش نمی کند.