عملیات بستن سال در نرم افزار حسابداری برهان

پیش نیاز بستن اسناد حسابداری در سیستم حسابداری اطمینان از صحت و سقم اطلاعات ثبت شده است. از آنجایی که ممکن است کاربران حین سال اقدام به تغییر ساختار مالی نمایند، می توانند پیش از بسته شدن اسناد در پایان سال اقدامات کنترلی متناسب را انجام دهند.

بخش اول کنترل قواعد ساختاری
کنترل ساختار حساب: همان گونه که اطلاع دارید اسناد حسابداری برهان به ترتیب در 4 وضعیت یادداشت، موقت، تایید و تصویب صادر می شوند. کاربران می توانند زمانی که تمام اسناد در وضعیت تایید شده قرار گرفتن با کمک امکان بررسی اسناد، در بازه زمانی مورد نظر اطلاعات ثبت شده را از منظر ساختار حساب، وضعیت اسناد و ... بررسی نمایند.
کنترل ماهیت حساب: اسناد حسابداری ترازنامه ای در 5 وضعیت بدهکار طی دوره، بدهکار پایان دوره، بستانکار طی دوره و بستانکار پایان دوره و خنثی دسته بندی می شوند. اگر سندی خلاف ماهیت شده باشد با کمک حساب های خلاف ماهیت می توان آن را شناسایی کرد. اما جهت اقدامات متناسب: اگر سندی متناسب با نوع ماهیت آن خلاف ماهیت طی دوره شده باشد، می توان با جابجایی اسناد خلاف ماهیت بودن آن را اصلاح نمود. اما اگر خلاف ماهیت پایان دوره شده باشد، جهت شفاف سازی و جلوگیری از بروز اشتباه در گزارش گیری، سند خلاف ماهیت پایان دوره صادر شود.
کنترل حساب های هزینه ای: اگر شرکت مذکور تولیدی باشد، ابتدا باید هزینه های مراکز تولید و خدماتی(بر اساس اصول و قواعد مربوطه) مورد نظر به حساب بهای تمام شده بسته شوند، سپس هزینه های مالی، اداری و تشکیلاتی با کمک قابلیت بستن حساب های موقت به حساب سود و زیان جاری بسته شوند.
کنترل صدور سند تسعیر ارز: یکی از مواردی که کاربران حین سال ممکن است اشتباه کنند، صدور سند تسعیر ارز می باشد. اگر فعالیت سازمان شما در بخش مالی بر اساس حساب های ارزی نیز انجام می شود، حتما سند تسعیر ارز را پیش از بستن حساب های موقت صادر نمایید.
اطمینان از صدور اسناد همه سیستم ها: کنترل شود برای همه اسنادی که از زیر سیستم ها صادر می شود، سند حسابداری صادر شده باشد. در صورت بروز مشکل همان طور که می دانید اسناد صادره از هر زیر سیستم باید توسط همان زیر سیستم حذف و مجدد صادر شود.

بخش دوم: عملیات بستن سال حسابداری
گام 1 تصویب اسناد حسابداری: عدم وجود مغایرت در گردش انبار و سرفصل های موجودی کالا در حسابداری، عدم وجود مغایرت در حساب فروش، عدم وجود مغایرت در استهلاک دارایی ثابت و ... اقدام به تصویب نمودن اسناد حسابداری می شود. بدین ترتیب که کاربر در لیست اسناد روی هر سندی که قرار گیرد و تصویب اسناد را انتخاب کند، سیستم تا آن سند را تصویب می کند.  در این مرحله شماره گذاری اسناد در کنار کنترل های اسناد از نظر ساختار اطلاعاتی انجام می شود.
گام 2 بستن حساب های موقت(سود و زیانی): بعد از تصویب اسناد حسابداری، در گام دوم نسبت به بستن حساب های موقت جهت شناسایی میزان سود و زیان اقدام می شود.
⭕توجه: اگر کاربر سند سود و زیان را دستی صادر کرده باشد، باید حتما این مرحله را انجام دهد. نرم افزار حسابداری برهان، تنها برای بخش هایی که مانده آن ها صفر نشده است، محاسبات را انجام می دهد.

گام 3 صدور سند تعدیل ماهیت پایان دوره: هر حساب دائمی که خلاف ماهیت شده باشد در این گام شناسایی می شود. اگر خلاف ماهیت طی دوره باشد، با جابجایی سند در لیست اسناد حسابداری می توان نسبت به اصلاح حساب خلاف ماهیت اقدام نمود. اگر خلاف ماهیت پایان دوره باشد، بهتر است سند تعدیل ماهیت صادر شود.
گام 4 صدور سند اختتامیه: هر شعبه ای در نرم افزار برهان دارای یک سند پایان دوره می باشد. در این گام تمامی حساب های دائمی که مانده بدهکار دارند(در سطح ریز ترین تفصیل) بستانکار شده و  تمامی حساب های دائمی که مانده بستانکار دارند، بدهکار می شوند.
گام 5 صدور سند ابتدای دوره سال بعد: در همان فرم عملیات پایان سال، سند افتتاحیه سال بعد صادر می شود.
گام6 صدور سند تعدیل ماهیت ابتدای دوره: حساب خلاف ماهیت شده با صدور این سند مجدد به جای خود بر می گردد.
گام 7 صدور سند دفتر کل برای تحریر دفاتر قانونی: بعد از تصویب اسناد، جهت تحریر دفاتر قانونی و اخذ گزارشات مربوطه نیاز است سند کل صادر شود.  با صدور سند کل: نرم افزار 3 گزارش را ارائه می دهد: گزارش سند کل، گزارش دفتر کل و گزارش دفتر روزنامه.

👌کاربران می توانند، شماره سند کل تخصیص داده شده به هر سند حسابداری را در لیست اسناد مشاهده نمایند.