دانستنی های سند حسابداری در نرم افزار حسابداری

در این مقاله به معرفی برخی از کنترل ها و قابلیت های فرم سند حسابداری نرم افزار حسابداری رایگان برهان پرداخته می شود. این قابلیت ها به شرح زیر می باشند:

- اسناد حسابداری صادر شده از هر زیر سیستم تنها با حذف از همان زیر سیستم قابل حذف می باشند.
- در اسناد حسابداری 4 شماره وجود دارد. شماره ثابت برای بایگانی اسناد استفاده می شود. شماره سند برای ارائه اسناد به مراجع قانونی. شماره فرعی یک شماره دلخواه است و شماره روزانه توالی صدور اسناد را در روز صدور سند نمایش می دهد.
- اسناد حسابداری در چهار وضعیت یادداشت، موقت، تایید و تصویب صادر می شوند. برای آشنایی بیشتر با وضعیت اسناد حسابداری برهان اینجا کلیک کنید.
- در زمان صدور سند حسابداری مانده حساب ها کنترل نمی شود. برای بررسی وضعیت گردش حساب از f10برای بررسی مانده حساب از f8و برای بررسی وضعیت خلاف ماهیت حساب از گزارش حساب های خلاف ماهیت استفاده می شود.
- برای ثبت اسناد حسابداری الزما باید شرح اقلام سند تکمیل شود. سند حسابداری در وضعیت بالانس باشد و سطوح حساب و ویژگی های پیگیری و مقداری بر اساس روابط تعیین شده مشخص شده باشند.
- برای مرتب کردن توالی تاریخ و شماره اسناد حسابداری بر اساس تاریخ باید شماره گذاری سند انجام شود.
- برای تجمیع اسناد حسابداری جهت تحریر دفاتر قانونی باید ابتدا اسناد حسابداری را تصویب نمود. تصویب اسناد حسابداری بر اساس توالی تاریخ است. لذا نمی توان بین اسناد حسابداری تصویب شده سند غیر تصویب داشت. برای تغییر وضعیت از تصویب باید از تاریخ آخرین سند به سمت ابتدای سال اسناد را به وضعیت تایید بازگرداند.
- تصویب اسناد حسابداری بر اساس تاریخ است. در نرم افزار حسابداری برهان تصویب از مسیر لیست انجام می شود. در لیست اسناد کاربر روی هر سندی که قرار گیرد سیستم تا آن سند را تصویب می کند. پیش از تصویب اسناد سیستم بررسی می کند تا آن لحظه تمامی اسناد در وضعیت تایید قرار گرفته باشند.
- تنها حالتی که یک سند حسابداری می تواند با وضعیت غیر بالانس یا ناقص ذخیره شود وضعیت یادداشت است.

- بعد از آنکه سند حسابداری صادر شد، در سه گزارش اساسی در سیستم حسابداری روی اسناد حسابداری صادر شده می تواند پردازش اطلاعات انجام شود. توجه شود در صورت استفاده هر قلم سند در یکی از سه گزارش زیر امکان حذف سند حسابداری وجود ندارد.
گزارش اعلامیه بدهکار- بستانکار: در صورت مشارکت هر قلم از رکوردهای سند حسابداری در این گزارش اجازه حذف سند حسابداری داده نمی شود. در گزارش اعلامیه بدهکار-بستانکار یک یا چند رکورد از اقلام سند حسابداری می توانند مشارکت داشته باشند. این گزارش در اسناد عملیاتی ارایه می شود و اسناد با وضعیت یادداشت نمی توانند مشارکت داشته باشند. بعد از مشارکت مبلغ و تفصیل هر رکورد در این گزارش امکان ویرایش یا حذف رکورد مورد نظر از کاربر گرفته می شود.
گزارش تطبیق حساب: این گزارش بر اساس شماره، تاریخ پیگیری و مبلغ است.  هر رکورد سند حسابداری که یک قلم آن تطبیق شده باشد در این گزارش مشارکت می کند. در گزارش تطبیق حساب یک یا چند رکورد از اقلام سند حسابداری می توانند مشارکت داشته باشند. برای استفاده از این گزارش نباید وضعیت اسناد یادداشت باشند. نوع اسناد مشارکت کننده در این گزارش باید عملیاتی باشد. بعد از مشارکت یک رکورد در گزارش تطبیق حساب امکان تغییر شماره و تاریخ پیگیری و مبلغ از کاربر گرفته می شود. 
گزارش سند کل:  تنها اسنادی که وضعیت آن تصویب می باشند در این گزارش شرکت می کنند.  در گزارش سند کل تمام اقلام یک سند در گزارش شرکت می کنند. از این گزارش برای تحریر دفاتر قانونی استفاده می شود.