ویژگی های کاربری نرم افزار انبار

ویژگی های کاربری نرم افزار انبار

در این مقاله بر اساس بررسی اطلاعات مشتریان در سال های گذشته به ده موردی که کاربران تصور اشتباه از کارکردن با سیستم انبار داشته اند اشاره می کنیم.

💢برای سند موجودی ابتدای دوره سند حسابداری صادر نمی شود. سند حسابداری موجودی ابتدای دوره در سند افتتاحیه و پایان دوره در سند اختتامیه در سیستم حسابداری صادر می شود.
در زمان استقرار سیستم انبار بسیار مهم است که کاربران آنچه در موجودی ابتدای دوره انبار ثبت می کنند با آنچه در سند افتتاحیه حسابداری صادر می شود را بررسی نمایند تا برابر باشد.
عملیات بستن ریالی انبار جهت صدور سند پایان دوره و ابتدای دوره مستقل از عملیات صدور سند افتتاحیه و اختتامیه در حسابداری است.

💢اگر موجودی کالا در سیستم انبار بدهکار باشد یعنی رسید و اگر بستانکار باشد یعنی حواله! این تصور غلط است. چنانچه سند حسابداری از زیر سیستم انبار صادر شده باشد و به سیستم حسابداری منتقل شود: برخی از کاربران فکر می کنند موجودی کالا بدهکار یعنی سند انبار متناسب با آن وارده است و موجودی کالای بستانکار یعنی سند متناسب با آن صادره است. در حالی که اصلاح بها یا تعدیل بها همه این فرضیات را بر هم می زند. مثلا اگر روی اسناد صادره تعدیل کاهنده صادر شود، موجودی کالا بدهکار می شود.

💢برای ثبت فرم های انبار حتما باید ریال را همزمان با ثبت مقدار درج نمود! این تصور غلط است.عملیات ثبت تعدادی و ریالی از یکدیگر مجزا و مستقل می باشند. این استقلال عملیات وظیفه مدیریت موجودی کالا را بر عهده انباردار و ارزش گذاری ریال موجودی ها را بر عهده حسابداری انبار می گذارد. علاوه بر این تسلسل اقدامات نیز وجود دارد. یعنی ابتدا ثبت تعدادی، سپس ثبت ریالی و در آخر ثبت سند حسابداری انجام می شود. چنانچه نیاز به اصلاح مقدار وجود داشته باشد باید گام های فوق به ترتیب از آخر به اول حذف گردند.

💢برای تغییر مبلغ در اسناد انبار باید اسناد حسابداری را ابتدا حذف نمود و سپس ریال را تغییر و مجدد ثبت سند حسابداری را انجام داد! این تصور غلط است. برای هر سند انبار می توان بیش از یک سند حسابداری صادر نمود. بعد از آنکه برای سند انبار سند حسابداری صادر شد، باز هم می توان برای اقلام آن سند اصلاح ریال نمود. برخی از کاربران تصور می کنند برای اصلاح ریال باید سند حسابداری مربوطه را حذف نمایند. در حالی که برای اسنادی که ثبت حسابداری شده است کاربران می توانند مبلغ را اصلاح کنند. این اصلاح بها هم می تواند در سطح قلم باشد و هم در سطح سند باشد.

💢 از سیستم حسابداری نمی توان اسناد حسابداری صادره از سیستم انبار را حذف نمود. این تصور غلط است. حذف سند حسابداری اسنادی که از زیر سیستم ها صادر شده است، از همان سیستم انجام می شود. تمامی اسناد صادر شده از زیر سیستم ها باید الزاما از همان سیستم حذف شوند. چنانچه در سیستم حسابداری هستید و تمایل به حذف سند مربوطه را دارید، باید در فرم سند حسابداری، آیکون سند مبنا را انتخاب نمایید. در صورتی که به سند مبنای مربوطه دسترسی داشته باشید، سیستم سند (وارده یا صادره مربوطه) را نمایش می دهد. کاربر بر روی سند مربوطه گزینه سند حسابداری را انتخاب می کند. در فرم باز شده (فرم سند حسابداری )گزینه حذف را انتخاب می کند.

💢 در سیستم انبار برهان یک عامل تعریف شده است ولی کاربران آن را در سند نمی بینند. این تصور غلط است. هر عاملی که در سیستم انبار تعریف می شود باید در فرم انواع سند، آن عامل به سند مربوطه متصل شود.

💢 چون اسناد انبار ریالی نشده است نمی توان سند پایان دوره انبار را به شکل تعدادی صادر نمود. در هنگام انجام عملیات پایان سال، عملیات بستن تعدادی انبار مستقل از عملیات ریالی انبار انجام می شود. از این رو کاربران انبار می توانند ابتدا انبار را به صورت تعدادی ببندند و سپس در زمان مناسب ریال انبار را ببندند. در زمان بستن سال، در سیستم موجودی پایان دوره بر اساس روش قیمت گذاری بسته می شود. یعنی اگر در تنظیمات سیستم مشخص شده باشد، روش قیمت گذاری در سطح سازمان است کالاهای هر طبقه را همزمان به تفکیک انبار ها می بندد. اگر روش قیمت گذاری بر اساس انبار باشد، عملیات بستن سال بر اساس هر انبار به صورت مجزا انجام می شود. اگر روش قیمت گذاری بر اساس شعبه  باشد، عملیات بستن سال بر اساس هر شعبه به صورت مجزا انجام می شود.

💢 چگونه کاربران متوجه شوند، فرم سیستم انبار در چه مرحله ای از فرآیند قرار دارد؟ زمانی که برای تمامی اقلام سندی معطوف صادر می شود در پایین فرم سند به کاربر عبارت معطوف دارد نمایش داده می شود. علاوه بر این با کلیک راست بر روی سند و دریافت تاریخچه گردش اسناد نیز می توان این موضوع را بررسی نمود.با انتخاب تاریخچه سیستم لیست اسناد پس و پیش سند جاری را به کاربر نمایش می دهد.

💢 تا چه زمانی کاربر می تواند اسناد حواله انتقال بین انبارها را رسید نکند؟ در زمان بستن سال سیستم انبار، توسط سیستم کنترل می شود حواله انتقال باز رسید نشده ای وجود نداشته باشد. یعنی تا پایان دوره مالی باید همه حواله انتقال ها رسید شوند. از اینرو اگر طی سال رسید انتقال برای حواله های انتقال صادر نشده باشد، مشکل برای کاربر پیش نمی آید.

💢 آیا می توان کد یا عنوان یا گروه کالا را بعد از آنکه در انبار گردش داشت تغییر داد؟ پاسخ مثبت است. چنانچه کاربر دسترسی ویرایش اطلاعات کالا را داشته باشد می تواند کد یا عنوان یا گروه کالا را تغییر داد. با این تغییر کل گردش اسناد همه سیستم ها نیز تغییر می کند. اما آنچه باید به آن دقت شود این می باشد چنانچه حواله یا رسیدی بایگانی شده باشد و اطلاعات آن اهمیت داشته باشد باید مجددا روکش های مربوطه را دریافت نمود.