نرم افزار سفارشات خارجی بابت مدیریت فعالیت ها، مراحل و پرداخت خریدهایی که از خارج کشور انجام می شود، طراحی شده است. از آنجایی که بابت واردات کالا نیاز به مجوزهای متعدد وجود دارد و گاها کم دقتی منجر به اتلاف منابع می شود، این سامانه رویکرد یکپارچه ای را در سازمان شما برای بخش خرید خارجی حاکم می کند. امکان ثبت وظایف جاری و آتی پرسنل، اقدامات آتی که نیاز به یادآوری دارد، امکان پرینت مستقیم فرمت نامه های سازمانی و ارسال آن ها از طریق ایمیل به صورت مکانیزه، محاسبه بهای تمام شده سفارشات خارجی و در نهایت صدور اسناد حسابداری به صورت ارزی و ریالی نیز وجود دارد.
زمانی که برای تامین اقلام مورد نیاز کسب و کار، فروشندگان داخل کشور نمی توانند پاسخگوی شایسته ای باشند، ساخت یا تامین کالا از خارج کشور یکی از گزینه های مرسوم تجار و صنعتگران می باشد. در صورتی که تعداد پرونده های خریدهای ارزی زیاد شود، مدیریت این موضوع کمی زمان بر و هزینه بر می شود.
|
نرم افزار خرید خارجی برهان نوین می تواند برای تمامی شرکت هایی که اقدام به واردات کالاهای خارجی برای شرکت خود و یا دیگران می نمایند، مناسب باشد. شرکت هایی که برای دیگران کالا وارد می کنند میتوانند علاوه بر محاسبه قیمت تمام شده کالای خریداری شده، میزان طلب خود از سایرین را نیز در لحظه مشخص نمایند. |
|---|
در نرم افزار خرید خارجی، امکان مدیریت فرآیند خرید از لحظه ثبت درخواست خرید (با تخصیص یک شماره پیگیری یکتا) تا لحظه ارسال کالا به انبار(صدور برگ ارسال) به شکل کامل وجود دارد. تمامی مستنداتی که کارشناسان حین عملیات خرید با آن سرو کار دارند قابلیت ثبت و ضمیمه شدن به نرم افزار تدارکات خارجی را دارد و کارشناسان می توانند در هر مرحله از خرید به مستندات خرید دست پیدا کنند و مراحل باز خرید خارجی را شناسایی کنند.
مهم ترین ویژگی های سیستم خرید خارجی برهان نوین بدین شرح می باشد:
در ادامه به توصیف هر یک از قابلیت های فوق در نرم افزار خریدخارجی می پردازیم:
تعریف چندین مدل گردش کار خرید خارجی: در سیستم خرید خارجی برهان نوین می توان بر اساس سیکل خرید، بیش از یک مدل گردش کار خرید تعریف کنید. مثلا اگر مراحل واردات ماشین آلات با مراحل وارادات مواد اولیه متفاوت باشد، می توان دو نوع گردش کار تعریف نمود. هر پرونده را به مدل مرتبط ارتباط داد و ادامه گردش کار را بر اساس فرآیند طراحی شده پیگیری نمود.
محاسبه بهای تمام شده کالای خریداری شده خارجی: مجموع هزینه های پرداخت شده و بهای تمام شده سفارش به تفکیک هر سفارش در نرم افزار سفارشات خارجی ارائه شده قابل گزارش گیری است. این دو مفهوم ارتباط مستقیم با یکدیگر ندارند تا فرآیند خرید خارجی کمتر دچار پیچیدگی شود.
تهیه پرونده الکترونیک برای هر سفارش؛ این امکان وجود دارد که کارشناس هر مرحله ای تنها اسناد ارجاع شده به خودش را ببیند. از آنجایی که پیوست ضمائم روی این ماژول فعال است، کارشناسان می توانند مستندات الکترونیکی هر مرحله از خرید را به نرم افزار پیوست کنند.
ثبت فعالیت های خرید جهت نگهداری اطلاعات مرتبط با مذاکرات و مراحل خرید؛ در سیستم خرید خارجی شما می توانید مراحلی که اثر مالی ندارند را نیز ثبت کنید؛ تاریخ یادآوری اقداماتی که نیاز به پیگیری دارد را مشخص کنید و در صورت تهیه نرم افزار پیامک(SMS) برای ذینفعان در تاریخ مشخص شده، پیامک ارسال کنید.
شناسایی هزینه های خرید برای گزارشات فصلی؛ از آنجایی که طرف حساب سفارشات در هر مرحله شخص یا سازمان متفاوتی است امکان تفکیک هر مرحله از خرید در گزارشات خرید فصلی فراهم شده است.
نمایش مراحل باز و اقدامات انجام شده در هر پرونده سفارش؛ در هر پروند سفارش مشخص است چه اقداماتی در چه زمانی و توسط چه کارشناسانی انجام شده است. چه اقداماتی هنوز باز است و انجام نشده است. بدین ترتیب تمام افراد درگیر در فرآیند سفارش، نقطه آغاز و پایان را می دانند.
نگهداری اطلاعات تضامین پرداخت: از آنجایی که سیستم خزانه داری با سیستم سفارشات خارجی ارتباط دارد هر سندی که از خزانه بابت تضامین صادر می شود، سیستم سفارشات خارجی آن را شناسایی می کند.
نرم افزار خرید خارجی برهان نوین تنها برای کاربران واحد مالی طراحی نشده و تمرکز آن برای ثبت اطلاعات مطابق با چهار الگوی کلان زیر برای واحد بازرگانی خارجی سازمان ها و شرکت ها می باشد، نتیجه اطلاعات ثبت شده مراحلی که نتیجه مالی دارند، توسط واحد بازرگانی به واحد مالی منتقل می شود.
|
تعریف مدل های خرید خارجی: امکان تعریف چندین مدل خرید با مراحل مشخص جهت ثبت تمامی مستندات، مکاتبات، گام ها و فرآیند های مرتبط با هر پرونده خرید خارجی محاسبه بهای تمام شده کالای خریداری شده خارجی: تفکیک دو مفهوم پرداخت و بهای تمام شده سفارش از یکدیگر حسابداری خرید خارجی: ثبت اطلاعات و مستندات مالی، صدور سند حسابداری مکانیزه ارزی برای هر مرحله از خرید با عنوان پرونده سفارش ثبت تضامین مرتبط با هر پرونده خرید: ضمانت نامه های تسلیم شده در ارتباط با هر پرونده قابلیت پیگیری دارد. |
|---|
در خرید های خارجی بدلیل پوشش چند مرحله ای خرید توسط ارکان و بخش های متعدد برای هر پرونده خرید یک حساب تفصیل با عنوان تفصیل سفارشات فعال می شود که عملیات مالی مرتبط با سایر سیستم ها را مدیریت می کند. از آنجایی که هر حساب تفصیل اطلاعات محدودی را با خود به همراه دارد، در نرم افزار سفارشات خارجی اطلاعات تکمیلی هر پرونده سفارش در بخش سفارش و اعتبار نگهداری می شود.
برخی از مهم ترین ویژگی ها و قابلیت های نرم افزار خرید خارجی برهان نوین به شرح زیر است:
به دلیل تنوع چرخه خرید در هر شرکت، تنوع در شیوه های پرداخت و سطوح متعدد مسئولیت ها بین خریدار و فروشنده در شرکت های متفاوت نمی توان یک مدل خرید را به عنوان یک روش جامع برای خرید همه شرکت ها پیشنهاد نمود؛ ضمن آنکه قوانین بین الملل، سیاست های اعمال شده توسط دولت و بانک مرکزی در چگونگی تخصیص ارز، قوانین و مقررات گمرکی، تحریم و شرایط بین المللی چارچوبی را برای تعیین قواعد کسب کار در ارتباط با خرید های برون مرزی ایجاد نموده است، از این رو برهان نوین جهت اجتناب از تحمیل یک رویه ثابت به همه شرکت ها نرم افزار خرید خارجی فرآیند محور را عرضه نموده تا بتواند تنوع گردش کارهای گوناگون را به شایستگی پاسخ دهد.
در نرم فرآیند خرید خارجی شما می توانید چندین سیاست خرید داشته باشید و از مدل های متعددی بهره ببرید. مثلا اگر در ارتباط با اقلام فنی خرید شما برون سپاری می شود، می توانید یک مدل خرید را با در نظر گرفتن مراحل و کنترل های خاص این بخش در تعریف کنید و سفارش مورد نظر را به مدل مرتبط تخصیص دهید.
اگر مراحل خرید مواد اولیه نسبت به ماشین آلات متفاوت است، می توانید مراحل خرید، کنترل ها و اقدامات مرتبط را با عنوان یک مدل مجزا در نظر بگیرید و اقدامات مرتبط با خرید را به مدل مرتبط تخصیص دهید.
در تعریف مدل ها محدودیتی وجود ندارد و هر پرونده سفارش بعد از تخصیص به مدل خرید مورد نظر گام های مختص آن مدل را طی می کند.
نرم افزار خرید خارجی برای شرکت هایی که اقدام به واردات کالا به شکل مستقیم برای خود یا دیگری و یا واردات کالا را توسط سایرین انجام می دهد مناسب است. شرکت های بازرگانی، حق العمل کار، کارخانجات و ... هر شرکتی که محرمانگی اطلاعات تامین کالا و همچنین تقسیم کار در واحد بازرگانی و مالی برای آن ها اهمیت دارد از این نرم افزار بهترین استفاده را می کنند. استفاده کننده اولیه سیستم خرید خارجی برهان نوین واحد بازرگانی خارجی شرکت هاست و پس از آن واحد مالی است.
این نرم افزار می تواند بهای هر سفارش را به صورت ارزی و ریالی محاسبه کند. با سیستم خزانه داری ارتباط دارد تا پرداخت های انجام شده برای هر سفارش به شکل مستقیم مشخص شود. علاوه بر این می توان میزان تضامین ارائه شده به هر سازمان یا نهادی را ثبت و نگهداری نمود تا از پرداخت های تکراری جلوگیری شود. با سیستم های انبار و برنامه ریزی تولید در ارتباط با مقادیر کالای در راه ارتباط مستقیم دارد. با پیام رسان و نرم افزار تدارکات داخلی برهان ارتباط دارد تا به محض رسیدن کالا به متقاضی کالا جهت دریافت کالا اطلاع رسانی نماید. با سیستم های مالی ارتباط دارد تا مبالغ پرداختی در گزارشات فصلی در نظر گرفته شود.
با سیستم ردیابی ارتباط دارد تا اگر کالای دارای شناسه ردیابی مشخصی باشد به سایر سیستم ها شناسه ردیابی را اطلاع دهد.
هدف از استقرار سیستم سفارشات خارجی جلوگیری از هدر رفت زمان و کاهش ریسک های مرتبط با گردش نقدینگی در سازمان هاست.
آشنایی با اصطلاحات پر کاربرد در خرید خارجی
پیش از آشنایی اولیه با اصطلاحات سیستم خرید خارجی لازم است کاربران بدانند، جایگزین اصطلاح نرم افزار خرید خارجی می تواند نرم افزار سفارشات خارجی، نرم افزار خرید و سفارشات، نرم افزار تدارکات خارجی یا نرم افزار ارزی باشد.
اعتبار اسنادی کوتاه مدت(ریفاینانس): نوعي گشايش اعتبار اسنادي ميباشد كه فروشنده در زمان معامله اسناد طبق شرايط اعتبار وجه اسناد را به صورت نقد از بانك كارگزار دريافت مينمايد و خريدار با توجه به قرارداد منعقده با بانك در زمان تعيين شده در قرارداد اقدام به پرداخت وجه اسناد نمايد. حداكثر مهلت خريدار جهت پرداخت وجه اسناد از زمان مبادله اسناد حمل مورد تائيد بانك كارگزار خريداريك سال مي باشد.
اعتبار اسنادي با استفاده از خطوط اعتباري بلندمدت (فاينانس): قرارداد اين نوع اعتبارات در صورت وجود خط اعتباري فعال، بين بانك ايراني و خارجي (اعتباردهنده) و تحت نظارت بانك مركزي منعقد مي شود. اين تسهيلات بلندمدت بوده و بانك خارجي تا %85مبلغ پرفرما را به متقاضي براي پرداخت وجه اسناد گشايش يافته تخصيص ميدهد. از نظر فروشنده/ ذينفع، اين نوع اعتبار ديداري (نقدي) است.
اعتبارات اسنادي نقدي(SIGHT PAYMENT L/C): نوعي گشايش اعتبار اسنادي است كه در صورت رعايت مفاد و شرايط اعتبار از سوي فروشنده/ ذينفع، حمل كالا و ارايه اسناد مطابق شرايط ، L/Cوجه اسناد به صورت نقدي و بلافاصله توسط بانك گشايش كننده اعتبار فروشنده پرداخت شود.
توجه: شاید در نگاه اول انتخاب هر یک از شیوه های فوق تفاوت چندانی با یکدیگر نداشته باشد، اما برای خریدار نرخ ارز در زمان تسویه با بانک اهمیت بسیاری دارد. این موارد زمانی اثر خود را نشان می دهد که کشور با نواسانات نرخ ارز مواجه است.
پیش فاکتور یا پروفرما(Pro forma Invoice): سندی است که فروشندگان کالا پس از ا نهایی شدن قیمت و سایر شرایط به درخواست خریدار جهت اخذ مجوز های ورود برای افتتاح اعتبار اسنادی صادر می نمایند.
فاکتور یا سیاه ی تجاری( Invoice): از اسناد مهم است که فروشنده کالا به نام خریدار و به همراه سایر اسناد طبق قرارداد برای خریدار ارسال می نمایند. این سند فاکتور خرید انجام شده است.
❇️در بخش اطلاعات پایه سیستم خرید خارجی می توانید اطلاعات اولیه پرونده سفارش را به شکل کامل تعریف کنید. درصورتی که سفارش نهایی نشده باشد، نوع سفارش موقت است و زمانی که خرید نهایی می شود، نوع سفارش به دائم تغییر پیدا می کند.
لیست بسته بندی(Packing List): این سند نشان دهنده تعداد کالاهای موجود در هر کارتن- پالت و یا هر نوع بسته بندی مورد توافق خریدار و فروشند می باشد. این سند در هنگام ترخیص کالا در گمرک فروشنده و خریدار بسیار اهمیت دارد.
بارنامه (Bill of Lading / BL): سندی است که حمل کننده یا نماینده وی پس از وصول کالا صادر می نماید حاکی از حمل کالای معینی از یک نقطه (مبدا حمل) به نقطه ی دیگر (مقصد حمل) با وسیله حمل مورد توافق در مقابل کرایه حمل معینی می باشد.