اسناد حسابداری در سیستم برهان دارای چهار وضعیتیادداشت، موقت، تایید و تصویب می باشد. اسناد با وضعیت یادداشت در گزارشات شرکت نمی کند؛ اسناد یادداشت می توانند بالانس نباشند و قابل تبدیل به وضعیت موقت می باشند. اسناد با وضعیت موقت ویژگی های کامل یک سند حسابداری را دارند: یعنی مجموع بدهکار و بستانکار آرتیکل ها با هم برابرند؛ ارتباط بین معین و تفصیل به صورت کامل رعایت شده است؛ توضیحات اقلام ثبت شده، اگر نیاز باشد برای هر قلم شماره یا تاریخ پیگیری پر شده است. اسناد با وضعیت موقت تا زمانی که در این وضعیت می باشند قابل تغییر می باشند(اسناد حسابداری صادره از سایر زیر سیستم ها نیز با وضعیت موقت در سیستم حسابداری قرار میگیرد). سرپرستان حسابداری برای اینکه از ویرایش اسناد جلوگیری نمایند می توانند اسناد را به حالت تایید شده تغیر وضعیت دهند. اسناد با وضعیت تایید قابل ویرایش و حذف توسط کاربران نمی باشند و کاربران تنها می توانند اطلاعات سند را مشاهده نمایند. نحوه تغییر وضعیت اسناد اینگونه است که کاربر مورد نظر در لیست اسناد قرار می گیرد و سند به سند یا به صورت لیستی(همزمان چند سند ) اسنادی که مشاهده می کند را تغییر وضعیت می دهد. تنها اسنادی می توانند تایید شوند که وضعیت آن ها موقت باشد. در صورتی که شرکت ها بخواهند عملیات پایان سال را انجام دهند یا اقدام به نوشتن دفاتر قانوی نمایند اسناد را به حالت تصویب تغییر وضعیت می دهند. تصویب اسناد همواره از ابتدای سال تا تاریخ مشخص است و نمی توان بین اسناد با وضعیت تصویب سندی با وضعیت غیر داشت. در بازه زمانی که سند با وضعیت تصویب وجود دارد، سیستم اجازه صدور سند به کاربران را نمی دهد. پیشنیاز صدور سند با وضعیت تصویب، وضعیت تایید برای اسناد می باشد.
